Canllaw Preifatrwydd

Nid yw Cymoedd i’r Arfordir yn dal nac yn storio unrhyw wybodaeth bersonol am unigolion sy’n pori’r wefan hon, ac eithrio pan fyddwch chi o wirfodd yn dewis rhoi eich manylion personol i ni trwy e-bost neu ffurflen ar-lein i holi neu wneud cais am unrhyw un o’n gwasanaethau. Dim ond pan fydd angen y wybodaeth honno arnom at ddibenion penodol y byddwn yn gwneud hyn, er enghraifft, i ateb ymholiad rydych wedi’i gyflwyno neu anfon gwybodaeth rydych wedi gofyn amdano.

Cwcis

Beth am Cwcis?

Ffeiliau bach yw cwcis sy’n cael eu cadw ar eich ffôn, tabled neu gyfrifiadur pan fyddwch chi’n ymweld â gwefan.

Sut mae’r wefan hon yn defnyddio cwcis:

Rydym yn defnyddio cwcis i wneud i’r wefan hon weithio ac i gasglu gwybodaeth am sut rydych chi’n defnyddio ein gwasanaeth.

Mae rhai o’r cwcis hyn yn hanfodol, tra bod eraill yn ein helpu i wella’ch profiad trwy ddarparu mewnwelediadau i sut mae’r wefan yn cael ei defnyddio.

Mae cwcis angenrheidiol yn galluogi swyddogaeth graidd fel llywio tudalennau a mynediad at adrannau diogel. Ni all y wefan weithredu’n iawn heb y cwcis hyn, a dim ond trwy newid eich dewisiadau porwr y gellir eu hanalluogi.

Mae cwcis dadansoddol yn ein helpu i wella ein gwefan trwy gasglu ac adrodd ar wybodaeth am ei defnydd.

Efallai y byddwn yn caniatáu i sefydliadau trydydd parti, fel Google Analytics, osod cwcis wrth ddefnyddio’r wefan hon er mwyn ein helpu i ddarparu ein gwasanaethau’n well. Os hoffech gael mwy o wybodaeth am y cwcis a ddefnyddir, yn ogystal â gwybodaeth am sut i optio allan, gwiriwch y wybodaeth isod.

Google Analytics

Rydym yn defnyddio Google Analytics i roi mewnwelediadau inni i sut mae ein defnyddwyr yn rhyngweithio â’n gwefan.

Er mwyn cael y mewnwelediadau hyn, mae Google Analytics yn defnyddio nifer o gwcis. Mae’r wybodaeth a gesglir yn ddienw ac yn ystadegol.

Cwcis Google Analytics yw’r cwcis sydd â’r enwau’n dechrau ag “_utm”. Cwcis Google Analytics cyffredin yw _utma, _utmb, _utmc, ac _utmz.

I roi rheolaeth ychwanegol i chi dros gwcis Google Analytics, mae Google yn darparu ategyn optio allan ar gyfer y rhan fwyaf o borwyr gwe cyffredin: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Byddwn yn defnyddio eich data personol at nifer gyfyngedig o ddibenion o fewn y rheolau a nodir yn Neddf Diogelu Data 2018. Byddwn yn prosesu data personol:

• Atodlen 1, Rhan 1, paragraff 1, pan fydd rhaid i Grŵp Cymoedd i’r Arfordir brosesu data sy’n ymwneud â chyflogaeth, nawdd cymdeithasol ac amddiffyniad cymdeithasol.
• Atodlen 1, Rhan 1, paragraff 2, pan fydd rhaid i Grŵp Cymoedd i’r Arfordir brosesu data sy’n ymwneud â dibenion Iechyd neu ofal cymdeithasol.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 6, pan fydd rhaid i Grŵp Cymoedd i’r Arfordir brosesu data troseddau er mwyn arfer swyddogaeth statudol.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 8, pan fydd Grŵp Cymoedd i’r Arfordir yn dymuno sicrhau ymagwedd ddatblygedig at Gyfle cyfartal neu driniaeth gyfartal, gyda chwsmeriaid.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 10, pan fydd Grŵp Cymoedd i’r Arfordir yn casglu delweddau teledu cylch cyfyng er enghraifft, i atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithlon.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 11, i ganiatáu i Grŵp Cymoedd i’r Arfordir amddiffyn y cyhoedd rhag anonestrwydd trwy brosesu Data Troseddau darpar weithwyr.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 12, i ganiatáu i Cymoedd i’r Arfordir ddarganfod troseddoldeb posibl ac amddiffyn y cyhoedd ehangach.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 14, i ganiatáu i Cymoedd i’r Arfordir rannu data â sefydliadau gwrth-dwyll fel y bo angen i ddiogelu arian cyhoeddus.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 15, i ganiatáu i Cymoedd i’r Arfordir ddatgelu data partïon yr amheuir iddynt wyngalchu arian.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 16, i ganiatáu i Cymoedd i’r Arfordir ddarparu cymorth i gwsmeriaid ag anableddau penodol neu gyflyrau meddygol.
• Atodlen 1, Rhan 2, para 17, lle mae angen i Grŵp Cymoedd i’r Arfordir brosesu data Categori Arbennig/Troseddol er mwyn darparu cwnsela, cyngor neu gymorth cyfrinachol neu wasanaeth tebyg arall a ddarperir yn gyfrinachol, dim ond pan, dan yr amgylchiadau, na all y testun data roi cydsyniad, na ellir ei gael yn rhesymol gan y testun data, neu pan fo’n rhaid cyflawni’r prosesu heb gydsyniad y testun data oherwydd byddai cael cydsyniad yn rhagfarnu darpariaeth y gwasanaeth, ac mae’r prosesu’n angenrheidiol am resymau budd y cyhoedd sylweddol.
• Atodlen 1, Rhan 2, para 18 (diogelu), lle mae angen i Grŵp Cymoedd i’r Arfordir brosesu data Categori Arbennig/Troseddol er mwyn amddiffyn lles corfforol, meddyliol neu emosiynol unigolyn o dan 18 oed, neu dros 18 oed ac mewn perygl, dim ond pan, dan yr amgylchiadau, na ellir rhoi caniatâd gan y pwnc data, na ellir ei gael yn rhesymol oddi wrth y pwnc data, neu pan fo’n rhaid cyflawni’r prosesu heb gydsyniad y pwnc data oherwydd byddai cael cydsyniad y pwnc data yn rhagfarnu darpariaeth y diogelwch, ac mae’r prosesu’n angenrheidiol am resymau budd y cyhoedd sylweddol.
• Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 19, i ganiatáu i Grŵp Cymoedd i’r Arfordir amddiffyn cwsmeriaid a all fod yn destun cam-drin ariannol.

Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo i sefydliadau y tu allan i’r Gymdeithas at ddibenion marchnata neu werthu ar unrhyw adeg.

Wrth benderfynu pa ddata personol i’w casglu, eu dal a’u defnyddio, rydym wedi ymrwymo i sicrhau y byddwn yn:

• Cydnabod bod gennym gyfrifoldeb am unrhyw ddata personol a gaiff eu trin gennym;
• Mabwysiadu a chynnal safonau uchel o ran trin a defnyddio’r data personol hynny;
• Casglu, dal a defnyddio data personol dim ond pan fydd gwneud hynny yn angenrheidiol a chymesur;
• Dileu unrhyw ddata personol yn ddiogel pan nad oes eu hangen mwyach;
• Cadw eich data personol yn saff ac yn ddiogel;
• Lle bo’n briodol, cwblhau asesiadau o’r effaith ar breifatrwydd wrth gynllunio i ddefnyddio neu ddal gwybodaeth bersonol mewn ffyrdd newydd, megis wrth gyflwyno systemau newydd;
• Bod yn agored gyda chi am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth ac i bwy y byddwn yn ei rhoi;
• Ei gwneud hi’n hawdd i chi gyrchu a chywiro eich gwybodaeth bersonol;
• Sicrhau bod systemau a mesurau diogelu effeithiol ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw’n ddiogel ac nad yw’n syrthio i’r dwylo anghywir;
• Cefnogi ein Swyddog Diogelu Data i gyflawni eu dyletswyddau;
• Darparu hyfforddiant rheolaidd i’r holl staff ar drin data’n effeithiol, a deall ceisiadau am ddata;
• Darparu hyfforddiant arbenigol i staff sy’n trin data personol yn rheolaidd; a
• Neilltuo adnoddau ariannol a Thîm Pobl priodol i ofalu am eich gwybodaeth bersonol.

Efallai byddwn yn datgelu data personol i drydydd partïon, gall hyn gynnwys awdurdodau lleol, gwasanaethau cymorth a’n contractwyr, ond dim ond pan fydd hyn yn angenrheidiol ar gyfer darparu’r gwasanaeth neu reoli’r contract, i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol, neu lle caniateir o dan y Ddeddf Diogelu Data, er enghraifft lle mae’r datgeliad yn angenrheidiol i ganiatáu i drydydd parti sy’n gweithio drosom neu ar ein rhan ddarparu gwasanaeth. Gall hyn fod yn darparu gwaith cynnal a chadw
i’r eiddo, arolygon nwy ac/neu arolygon eiddo.

Byddwn yn ymdrechu i sicrhau bod unrhyw ddata personol yn ein gofal yn cael eu cadw’n ddiogel, a lle mae eich gwybodaeth yn cael ei datgelu i drydydd parti byddwn yn ceisio sicrhau bod gan y trydydd parti systemau a gweithdrefnau digonol ar waith i atal colli data personol.

Lle rydym yn ceisio datgelu data personol sensitif, megis manylion meddygol, i drydydd partïon, byddwn yn gwneud hynny dim ond gyda’ch cydsyniad penodol chi ymlaen llaw neu pan fo’n ofynnol yn gyfreithiol inni wneud hynny.

Os ydym yn poeni am eich diogelwch a’ch lles, neu am berson arall yn eich cartref, efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth bersonol ag asiantaethau eraill i sicrhau bod y pryderon hyn yn cael eu trosglwyddo i’r asiantaethau perthnasol. Ni fyddwn yn gwneud hyn oni bai ein bod yn teimlo eich bod chi, neu unigolyn arall, mewn perygl uniongyrchol, neu y byddai peidio â rhannu’r wybodaeth hon yn eich rhoi mewn perygl. Bydd eich gwybodaeth yn cael ei thrin yn gymesur ac yn ddiogel.

Byddwn yn darparu gwybodaeth i drydydd partïon, gan gynnwys darparwyr cyfleustodau, i gynorthwyo a hwyluso cyflenwi, rheoli a bilio cyfleustodau mewn eiddo tenantiedig a rheoli a chasglu dyledion mewn perthynas ag eiddo tenantiedig.

Pobl sy’n gwneud cwyn i ni:

Mae Grŵp Cymoedd i’r Arfordir yn cymryd eich pryderon a’ch cwynion o ddifrif. Mae Grŵp Cymoedd i’r Arfordir wedi ymrwymo i ddelio’n effeithiol ag unrhyw bryderon neu gwynion a allai fod gennych am ein gwasanaeth. Ein nod yw egluro unrhyw faterion nad ydych yn siŵr amdanynt. Lle bo modd, byddwn yn ceisio delio â chwynion a phryderon yn gyflym ac yn anffurfiol.

Lle rydym wedi gwneud camgymeriad, ni fyddwn yn ofni ymddiheuro a, lle bynnag y bo modd, byddwn yn unioni pethau. Rydym hefyd yn anelu at ddysgu oddi wrth ein camgymeriadau a defnyddio’r wybodaeth a gawn i wella ein gwasanaethau.

Am ragor o wybodaeth, cysylltwch â ni yn governance@v2c.org.uk i gael mynediad at y Polisi a’r Weithdrefn Pryderon a Chwynion.

Canfod ac Atal trosedd, twyll a pharu data:

Mae’n ofynnol yn gyfreithiol inni ddiogelu’r cronfeydd a weinyddwn. Rydym yn prosesu ac yn rhannu’r wybodaeth a ddarperir inni i atal ac/neu ganfod twyll a throsedd posibl, trwy gynnal ein paru data ein hunain yn ogystal â rhannu’r wybodaeth hon â chyrff cyhoeddus eraill, megis yr Adran Gwaith a Phensiynau, Awdurdodau Lleol, Cyllid a Thollau EF, yr Heddlu, yn ogystal â chwmnïau cyfleustodau, asiantaethau gwirio credyd, darparwyr gwasanaethau, contractwyr ac/neu gyrff partner, lle mae datgelu
gwybodaeth o’r fath naill ai:

A. yn angenrheidiol at ddibenion atal ac/neu ganfod trosedd; ac/neu

B. yn angenrheidiol fel arall i gydymffurfio ag unrhyw ymrwymiad cyfreithiol arall;

C. yn helpu i reoli ymateb i argyfwng.

Mae paru data yn cynnwys cymharu cofnodion cyfrifiadurol a ddelir gan un corff â chofnodion cyfrifiadurol eraill a ddelir gan yr un corff neu gorff arall i weld i ba raddau y maent yn cyd-fynd. Fel arfer, gwybodaeth bersonol yw hon.

Bydd Grŵp Cymoedd i’r Arfordir yn defnyddio CCTV ddim ond lle mae’n fesur cymesur ac angenrheidiol i gyflawni amcan busnes diffiniedig – gydag arwyddion clir, dwyieithog i’ch hysbysu am hyn. Gellir rhannu delweddau â phartïon perthnasol, megis yr heddlu, os bydd gweithgaredd troseddol yn cael ei nodi. Bydd pob camera’n cael ei recordio a’i fonitro’n rheolaidd, a bydd delweddau’n cael eu dileu yn unol â’n hamserlen cadw data – oni bai bod data’n cael eu rhannu’n allanol, fel y darperir ar ei gyfer uchod, o dan y Ddeddf Cyfraith Trosedd (1967).

Eglurir ein safbwynt ar CCTV yn fwy llawn yn ein Polisi Diogelu Data. Cysylltwch â dpo@v2c.org.uk os hoffech dderbyn hwn.

Mae’n rhaid i ni brosesu eich data personol mewn amryw sefyllfaoedd wrth eich recriwtio, cyflogi (neu gymryd ymlaen) ac ar ôl terfynu eich cyflogaeth (neu gymryd ymlaen). Byddwn yn defnyddio eich data personol ar gyfer:

• cyflawni’r contract cyflogaeth (neu’r gwasanaethau) rhyngom;
• cydymffurfio ag unrhyw ymrwymiad cyfreithiol; neu
• os yw’n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau dilys (neu ar gyfer
  buddiannau dilys rhywun arall). Fodd bynnag, dim ond os nad yw
  eich buddiannau a’ch hawliau yn trechu ein rhai ninnau (neu eu rhai
  nhw) y gallwn wneud hyn. Mae gennych hawl i herio ein buddiannau
  dilys a gofyn inni atal y prosesu hwn. Gweler manylion eich hawliau
  isod.

Gallwn brosesu eich data personol at y dibenion hyn heb eich gwybodaeth neu gydsyniad. Ni fyddwn yn defnyddio eich data personol at ddiben anghysylltiedig heb ddweud wrthych amdano ac am y sail gyfreithiol rydym yn bwriadu dibynnu arni ar gyfer eu prosesu.

Os byddwch yn dewis peidio â darparu data personol penodol i ni, dylech fod yn ymwybodol na fyddwn efallai yn gallu cyflawni rhannau penodol o’r contract rhyngom, ac efallai y bydd hefyd yn ein hatal rhag cydymffurfio â rhai ymrwymiadau a dyletswyddau cyfreithiol sydd gennym.

byddwn yn prosesu categorïau arbennig o’ch data personol mewn rhai sefyllfaoedd yn unol â’r gyfraith yn unig. Pe byddem yn gofyn am eich cydsyniad i brosesu categori arbennig o ddata personol, yna byddem yn egluro’r rhesymau dros ein cais. Nid oes angen i chi gydsynio a gallwch dynnu’ch cydsyniad yn ôl yn ddiweddarach os dewiswch trwy gysylltu â’r tîm Pobl.

Nid oes angen eich cydsyniad arnom i brosesu categorïau arbennig o’ch data personol pan fyddwn yn eu prosesu at y dibenion canlynol, y gallem eu gwneud:

• lle mae’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni hawliau a rhwymedigaethau o dan y gyfraith cyflogaeth;
• lle mae’n angenrheidiol i amddiffyn eich buddiannau allweddol i fywyd, neu rai person arall, lle rydych chi/maen nhw yn analluog yn gorfforol neu’n gyfreithiol i roi cydsyniad;
• lle rydych wedi cyhoeddi’r data;
• lle mae prosesu’n angenrheidiol ar gyfer sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol; a
• lle mae prosesu’n angenrheidiol at ddibenion meddygaeth
  alwedigaethol neu ar gyfer asesu eich gallu i weithio.

Byddwn yn prosesu categorïau arbennig o’ch data personol at ddibenion ac mewn perthynas â:

• sicrhau bod gan bob cydweithiwr perthnasol dystysgrifau cyfredol y
  Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd;
• eich hil, tarddiad ethnig, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol neu rywedd,
  oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas a phartneriaeth sifil,
  beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd neu gred, rhyw a
  chyfeiriadedd rhywiol i fonitro cyfleoedd cyfartal;
• eich absenoldeb salwch, iechyd a chyflyrau meddygol i fonitro eich
  absenoldeb, asesu eich ffitrwydd i weithio, i dalu budd-daliadau i chi,
  i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan gyfraith cyflogaeth gan gynnwys i wneud addasiadau rhesymol ac i ofalu am eich iechyd a’ch diogelwch; a’ch aelodaeth o undeb llafur i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol o ran aelodau undeb llafur.

Nid ydym yn gwneud penderfyniadau awtomataidd amdanoch trwy ddefnyddio eich data personol nac yn defnyddio proffilio mewn perthynas â chi.

Y cam ymgeisio:

Os ydych chi’n defnyddio ein system ymgeisio ar-lein, bydd Cymoedd i’r Arfordir yn casglu’r rhain yn uniongyrchol. Rydym yn gofyn am eich manylion personol gan gynnwys enw a manylion cyswllt. Byddwn hefyd yn gofyn ichi am eich profiad blaenorol, addysg, canolwyr ac am atebion i gwestiynau sy’n berthnasol i’r rôl rydych wedi ymgeisio amdani. Bydd gan y tîm Pobl fynediad at yr holl wybodaeth hon.

Gofynnir ichi hefyd ddarparu gwybodaeth cyfleoedd cyfartal. Nid yw hon yn wybodaeth orfodol – os na fyddwch yn ei darparu, ni fydd yn effeithio ar eich cais. Ni fydd yr wybodaeth hon ar gael i unrhyw staff y tu allan i’n tîm recriwtio, gan gynnwys rheolwyr hurio, mewn ffordd a allai eich adnabod. Defnyddir unrhyw wybodaeth a roddwch i gynhyrchu a monitro ystadegau cyfleoedd cyfartal yn unig.

Y rhestr fer:

Mae ein rheolwyr hurio’n rhoi ceisiadau ar restr fer ar gyfer cyfweliad. Ni ddarperir eich enw na’ch manylion cyswllt iddynt, na’ch gwybodaeth cyfleoedd cyfartal os ydych wedi’i darparu.

Asesiadau:

Efallai y gofynnwn ichi gymryd rhan mewn asesiadau; cwblhau profion; ac/neu fynychu cyfweliad – neu gyfuniad o’r rhain. Bydd gwybodaeth yn cael ei chynhyrchu gennych chi a gennym ni. Er enghraifft, efallai y byddwch yn cwblhau prawf ysgrifenedig neu efallai y byddwn yn cymryd nodiadau cyfweliad. Mae’r wybodaeth hon yn cael ei dal gan Cymoedd i’r Arfordir.

Cynnig amodol:

Os byddwn yn gwneud cynnig cyflogaeth amodol, gofynnwn am wybodaeth gennych er mwyn i ni allu cynnal gwiriadau cyn cyflogi. Rhaid i chi gwblhau gwiriadau cyn cyflogi yn llwyddiannus i symud ymlaen i gynnig terfynol. Mae’n ofynnol inni gadarnhau hunaniaeth ein staff, eu hawl i weithio yn y Deyrnas Unedig a cheisio sicrwydd ynglŷn â’u dibynadwyedd, eu gonestrwydd a’u didwylledd.

Felly, bydd gofyn i chi ddarparu:

• Prawf o’ch hunaniaeth a’ch hawl i weithio yn y DU – gofynnir ichi ddod i’n swyddfa gyda dogfennau gwreiddiol, a byddwn yn cymryd copïau.
• Prawf o’ch cymwysterau – gofynnir ichi ddod i’n swyddfa gyda dogfennau gwreiddiol, a byddwn yn cymryd copïau.
• Rydym yn cadw’r hawl i gynnal gwiriad DBS yn dibynnu ar eich rôl. Os bydd hyn yn ofynnol, gofynnir ichi gwblhau datganiad o gofnodion troseddol a gwneud cais am wiriad cofnodion troseddol i wirhau eich datganiad.
• Byddwn yn cysylltu’n uniongyrchol â’ch canolwyr, gan ddefnyddio’r manylion a roddwch yn eich cais, i gael geirdaon.
• Efallai y gofynnwn ichi lenwi holiadur am eich iechyd. Mae hyn er mwyn cadarnhau eich ffitrwydd i weithio ac unrhyw gymorth y gallai fod ei angen arnoch yn y gweithle.

Os byddwn yn gwneud cynnig terfynol, byddwn hefyd yn gofyn am y canlynol:

• Manylion banc – i brosesu taliadau cyflog
• Gwybodaeth sylfaenol am gydraddoldeb
• Manylion cyswllt argyfwng – fel ein bod yn gwybod â phwy i gysylltu os bydd argyfwng yn y gwaith
• P’un a oes gennych fenthyciad myfyriwr ai peidio.
  

  Ar ôl y dyddiad cychwyn

  Mae ein Cod Ymddygiad yn golygu ei bod yn ofynnol i bob aelod o staff ddatgan a oes ganddynt unrhyw wrthdaro buddiannau posibl. Os byddwch yn cwblhau datganiad, bydd y wybodaeth yn cael ei dal gan y Tîm Llywodraethu. Mae’n ofynnol i bob gweithiwr newydd gwblhau’r datganiad hwn, ac yna ei adolygu’n flynyddol. Bydd gwrthdaro buddiannau sylweddol yn cael eu hadrodd os byddant yn ymgodi. Bydd eithriadau Atodlen 1 yn cael eu hadrodd ar sail ddienw i Lywodraeth Cymru gan ei fod yn ofyniad rheoleiddiol.

Asiantaethau Recriwtio

Weithiau byddwn yn hysbysebu trwy Asiantaeth Recriwtio. Byddant yn rhoi gwybodaeth a gesglir gennych i ni. Bydd manylion sy’n ymwneud â phreifatrwydd yn gyfrifoldeb yr asiantaeth a ddefnyddir.

Am faint y cedwir y wybodaeth?

Os ydych chi’n llwyddiannus yn eich cais, yn unol â’n cofrestr cadw gwybodaeth, bydd y wybodaeth a roddwch yn ystod y broses ymgeisio yn cael ei chadw gennym fel rhan o’ch ffeil cyflogai am gyfnod eich cyflogaeth ynghyd â 6 blynedd ar ôl diwedd eich cyflogaeth. Mae hyn yn cynnwys eich datganiad cofnodion troseddol, ffitrwydd i weithio, cofnodion unrhyw wiriadau diogelwch a geirdaon.

Os nad ydych yn llwyddiannus ar unrhyw gam o’r broses, cedwir yr wybodaeth a roddwch hyd at y pwynt hwnnw am 6 mis o ddiwedd yr ymgyrch.

Cedwir gwybodaeth a gynhyrchir drwy gydol y broses asesu, er enghraifft nodiadau cyfweliad, gennym am 6 mis ar ôl diwedd yr ymgyrch.

Mae gwybodaeth cyfleoedd cyfartal yn cael ei dienwi a’i chyfuno â data cais arall, os yw’n briodol, am 6 mis ar ôl diwedd yr ymgyrch p’un a ydych chi’n llwyddiannus neu beidio.

Sut ydym ni’n gwneud penderfyniadau am recriwtio?

Gwneir y penderfyniadau recriwtio terfynol gan y rheolwyr hurio ac aelodau o’n tîm Pobl. Cymerir yr holl wybodaeth a gesglir yn ystod y broses ymgeisio i ystyriaeth.

Gallwch ofyn am benderfyniadau a wnaed parthed eich cais trwy siarad â’ch person cyswllt yn ein tîm Pobl neu trwy anfon e-bost at peopleteam@v2c.org.uk.

Mae proseswyr data yn drydydd partïon sy’n darparu elfennau o’n gwasanaeth recriwtio i ni. Mae gennym gontractau a Chytundebau Rhannu Data ar waith gyda’n proseswyr data. Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad heblaw am ninnau. Byddant yn ei dal yn ddiogel a’i chadw am y cyfnod a gyfarwyddwn.

Cwsmeriaid a rheoli eu Contractau Meddiannaeth:

Cymoedd i’r Arfordir yw’r Rheolwr Data ar gyfer y wybodaeth a roddwch yn ystod y broses oni nodir yn wahanol. Os oes gennych unrhyw ymholiadau am y broses neu sut rydym yn trin eich gwybodaeth, cysylltwch â ni yn governance@v2c.co.uk.

Beth fyddwn ni’n ei wneud â’r wybodaeth a roddwch i ni?

Caiff yr holl wybodaeth a roddwch ei defnyddio at ddibenion prosesu eich cais am dai yn unig, i gyflawni ein dyletswydd fel Landlord, fel y’i nodir yn y Contract Meddiannaeth, ac i wella ein gwasanaethau. Lle rydych wedi rhoi eich caniatâd, byddwn hefyd yn darparu gwybodaeth i chi am ddigwyddiadau, gweithgareddau a chyfleoedd a allai fod yn berthnasol i chi.

Mewn achosion prin, efallai y byddwn yn rhannu’r wybodaeth a roddwch i ni at ddibenion canfod neu atal trosedd neu ymddygiad gwrthgymdeithasol, neu lle credwn y gallai rhannu’r wybodaeth atal niwed i unigolyn neu fod yn achos diogelu’r cyhoedd – er enghraifft mewn achosion o drais domestig, pryderon iechyd meddwl neu blant mewn perygl. Rydym hefyd yn rhannu’r wybodaeth a roddwch i ni gyda darparwyr meddalwedd er mwyn cynnal gwybodaeth gysylltiedig â chontractau. Nid ydym yn rhannu eich gwybodaeth â thrydydd partïon at ddibenion marchnata nac yn storio
unrhyw ran o’ch gwybodaeth y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Bydd yr wybodaeth a roddwch yn cael ei chadw’n ddiogel gennym ni ac/neu ein proseswyr data p’un a yw’r wybodaeth mewn fformat electronig neu ffisegol.

Cynnig a Dechrau Contract Meddiannaeth:

Er mwyn cynnig eiddo i chi bydd Cymoedd i’r Arfordir yn gofyn am rywfaint o wybodaeth gennych chi. Mae’r wybodaeth hon yn ofynnol fel y gallwn gynnig eiddo i chi ac hebddi, ni fyddem yn gallu gwneud hynny. Y rhain yw:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhyw
• Dyddiad Geni
• Manylion cyswllt
• ID ffotograffig i atal twyll contract
• Trigolion neu aelodau teulu eraill sy’n symud gyda chi
• Iechyd neu anableddau sy’n berthnasol i’ch anghenion tai
• Rhai manylion incwm, gan gynnwys budd-daliadau lles presennol
• Gwybodaeth sy’n ymwneud ag unrhyw gontract blaenorol y gallai fod gennych trwy eirda gan landlord blaenorol
• Euogfarnau troseddol sy’n berthnasol i’ch cais am gontract, a lle mae’n gyfreithiol gwneud hynny (byddech wedi cyflwyno’r wybodaeth hon fel rhan o’ch cais cychwynnol gyda Chyngor Pen-y-bont ar Ogwr).

Byddwn hefyd yn gofyn am wybodaeth arall nad oes rhaid i chi ei rhoi, ond sy’n ein cynorthwyo i wella gwasanaethau a sicrhau eu bod yn deg ac yn gyfartal. Y rhain yw:

Ethnigrwydd
Cenedligrwydd
Iaith ddewisol
Crefydd
Rhyw
Cyfeiriadedd rhywiol
Statws priodasol
Enw gweithiwr cymorth (os yw’n berthnasol)
Mynediad i’r Rhyngrwyd
Perthynas Agosaf
Dull cyfathrebu dewisol
Caniatâd i anfon gwybodaeth atoch am ddigwyddiadau/gweithgareddau

Yn ystod eich Contract Meddiannaeth gyda ni:

Cesglir a chedwir y wybodaeth ganlynol tra byddwch yn dal contract gyda ni neu er mwyn inni gyflawni ein rhwymedigaethau fel Landlord, fel y nodir yn y contract meddiannaeth.

• Eich Contract Meddiannaeth
• Manylion am unrhyw hawliad budd-dal a allai fod gennych mewn perthynas â Thai (Budd-dal Tai neu Gredyd Cynhwysol)
• Eich taliadau rhent a’ch balans
• Trigolion presennol eich cartref
• Yr holl fanylion sy’n ymwneud ag unrhyw dorri contract
• Pob apwyntiad a chyfathrebu â chi, naill ai ar lafar neu’n ysgrifenedig
  Unrhyw adroddiadau o ymddygiad gwrthgymdeithasol yn eich erbyn neu
  a wnaed gennych, gan gynnwys delweddau CCTV, lluniau a recordiadau
  sŵn.
• Pob atgyweiriad a wnaed ar eich cartref
• Ceisiadau i symud cartref

Pan fyddwch yn terfynu eich Contract Meddiannaeth a chadw data Os ydych wedi dal Contract Meddiannaeth gyda ni, cedwir yr holl wybodaeth a gasglwyd gennym amdanoch ar ffeil am gyfnod o 6 blynedd ar y mwyaf ar ôl i’r contract ddod i ben, ac ar ôl hynny caiff ei dinistrio.

Defnydd o broseswyr data trydydd parti ar gyfer rheoli contractau

Caiff rhywfaint o’r wybodaeth a roddwch i ni cyn ac yn ystod eich ContractMeddiannaeth ei rhannu â sefydliadau trydydd parti at ddibenion:

A. ein helpu i ddarparu gwasanaethau neu;
B. canfod ac atal trosedd neu ymddygiad gwrth-gymdeithasol; neu
C. lle mae’n ofynnol i ni ei darparu yn ôl y gyfraith.

Mae gennym gontractau neu gytundebau rhannu data ar waith gyda’n proseswyr data.

Darparu Gwasanaethau Cymorth

Mae Cymoedd i’r Arfordir yn Rheolwr Data ac yn Brosesydd Data o ran gwybodaeth bersonol a dderbynnir ac a rennir yn ystod darpariaeth y gwasanaethau cymorth y cytunwyd arnynt gan Gwsmeriaid.

Beth fyddwn ni’n ei wneud â’r wybodaeth a roddwch i ni?

Caiff yr holl wybodaeth a roddwch ei defnyddio at ddibenion darparu’r gwasanaeth cymorth y cytunwyd arno yn unig, gan gynnwys rhannu data aml-asiantaeth, i gyflawni unrhyw ddyletswydd statudol sy’n ofynnol arnom ac i wella ein gwasanaethau,.

Mae Cymoedd i’r Arfordir yn casglu data personol a sensitif fel rhan o’r broses darparu gwasanaeth. Byddwn yn derbyn gwybodaeth gan asiantaethau atgyfeirio ac yn rhannu gwybodaeth ag asiantaethau perthnasol. Gwneir pob rhannu data yn unol â chytundebau rhannu data rhwng Cymoedd i’r Arfordir a’r asiantaeth berthnasol, oni bai bod yna bryderon diogelu neu sail gyfreithiol dros rannu, fel y disgrifir yn y paragraff isod.

Weithiau gallwn hefyd rannu’r wybodaeth a roddir i ni at ddibenion canfod neu atal trosedd neu ymddygiad gwrthgymdeithasol, neu lle credwn y gallai rhannu’r wybodaeth atal niwed i unigolyn neu fod yn achos diogelu’r cyhoedd – er enghraifft mewn achosion o drais domestig, pryderon iechyd meddwl neu blant mewn perygl.

Rydym hefyd yn rhannu’r wybodaeth a roddwch i ni lle mae’n ofynnol i ni wneud hynny gydag Awdurdodau Lleol ac yn defnyddio darparwyr meddalwedd i gynnal gwybodaeth sy’n gysylltiedig â gwasanaethau. Rydym yn defnyddio Civica fel ein system rheoli achosion.

Yn ystod eich darpariaeth gwasanaeth:

Byddwn yn parhau i gasglu data personol a sensitif drwy gydol darpariaeth y gwasanaeth rydych wedi cofrestru ar ei gyfer. Bydd hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Incwm a gwariant ariannol
• Gwybodaeth EDI berthnasol
• Gwybodaeth contract gan gynnwys ôl-ddyledion rhent
• Defnydd o sylweddau/alcohol
• Anableddau neu ofynion meddygol eraill
• Asesiadau risg gan asiantaeth atgyfeirio a pharatoi asesiadau newydd
• Hanes tai blaenorol
• Gwybodaeth gwaith/sgiliau
• Cynlluniau Cymorth

Lle darperir cymorth i blant neu gymorth rhianta hefyd, bydd gwybodaeth ychwanegol yn cael ei darparu i ni gan wasanaethau perthnasol, er mwyn gallu darparu cymorth llawn. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am blant yn ogystal â rhieni. Bydd gwybodaeth am aelodau’r teulu hefyd yn cael ei darparu i ni gan yr asiantaeth atgyfeirio.

Os ydych chi hefyd yn gwsmer, byddwn hefyd yn cyfeirio at ddata contract meddiannaeth sydd gennym yn unol â’r polisi hwn i gyflawni ein rhwymedigaethau o dan y cytundeb hwnnw.

Pan ddaw eich darpariaeth gwasanaeth i ben

Byddwn yn cadw eich data am y cyfnod lleiaf sy’n ofynnol gan Cymoedd i’r Arfordir yn ôl y gyfraith neu gan y contract atgyfeirio. Byddwn yn parhau i gadw eich data’n ddiogel a byddwn yn eu dileu yn unol â’n Polisi Cadw Data.

Cyhoeddiadau a Chyfathrebu

Os ydych chi’n dal contract â Chymdeithas Tai Cymoedd i’r Arfordir, bydd adegau y bydd angen i ni gysylltu â chi. Disgrifir rhai o’r rhain isod (nid yw’r rhestr yn gynhwysfawr):

• I gael mynediad i’ch cartref i gyflawni gwaith cynnal a chadw
  hanfodol neu archwilio’ch cartref;
• I’ch hysbysu o’ch balans rhent;
• Ynglŷn ag unrhyw gwynion a wnaed yn eich erbyn;
• Mewn achosion eraill lle mae’n rhaid i ni gysylltu â chi i gyflawni swyddogaethau hanfodol fel Landlord;
• I ddarparu gwybodaeth sy’n berthnasol i reolaeth dda eich contract;
• I ymgynghori ar faterion sy’n berthnasol i chi fel deiliad contract;
• I gael eich adborth ar ansawdd y ddarpariaeth gwasanaeth; ac
• I ymgysylltu â chi ar ddylunio a darparu ein gwasanaethau i’n cefnogi’n well.

Mae yna achosion eraill lle gallwn fod eisiau cysylltu â chi i roi gwybod i chi am ddigwyddiadau, gweithgareddau, cyfleoedd a newyddion lleol. Mae hyn yn ddewisol a bydd gennych y gallu i optio allan o’r cyswllt hwn.

Ni fyddwn byth yn trosglwyddo eich manylion i unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata gwasanaethau.

Eich hawliau

O dan y Ddeddf Diogelu Data, mae gennych hawliau fel unigolyn y gallwch eu harfer mewn perthynas â’r wybodaeth sydd gennym amdanoch.

Mae gennych hawl i ofyn inni roi’r gorau i brosesu eich data personol mewn perthynas ag unrhyw un o’n gwasanaethau. Lle bo modd, byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd rhai sefyllfaoedd lle na fyddwn yn gallu gwneud hyn yn gyfreithiol. Fodd bynnag, gall rhoi’r gorau i brosesu’r data hyn achosi oedi neu rwystro ein gallu i ddarparu gwasanaethau i chi.

Mae gennych hawl gyfreithiol i ofyn am fynediad at, a derbyn copi o unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch. Gelwir hyn yn Gais Mynediad at Ddata gan y Testun, ac fe welwch fwy o wybodaeth am hyn yma. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd rhai sefyllfaoedd lle na fyddwn yn gallu gwneud hyn yn llawn, er enghraifft lle rhoddwyd gwybodaeth a ddelir yn gyfrinachol, gall hyn gynnwys gwybodaeth a roddwyd i ni gan drydydd parti. Efallai y byddwn hefyd yn golygu gwybodaeth sy’n ymwneud â thrydydd parti

Am ragor o wybodaeth am naill ai ofyn am fynediad at eich data personol neu roi’r gorau i brosesu data personol, cysylltwch â ni.

Rydym yn ceisio sicrhau bod unrhyw ddata personol sydd gennym amdanoch yn gywir ond efallai y bydd rhai sefyllfaoedd lle nad yw’r wybodaeth sydd gennym yn gywir bellach. Os felly, cysylltwch â’r adran sy’n dal y wybodaeth fel y gellir ymchwilio i unrhyw wallau a’u cywiro. Os nad ydych yn siŵr pa adran i gysylltu â hi, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data ar: DPO@v2c.co.uk .

Efallai y byddwn yn monitro a chofnodi trafodion electronig (gwefan, e-bost a sgyrsiau ffôn). Defnyddir hyn, er enghraifft, i helpu i wella ein gwasanaeth i chi, i atal neu ganfod trosedd, neu i ymchwilio i, neu ganfod defnydd anawdurdodedig o’r system delathrebu a dim ond fel y caniateir gan Reoliadau Telathrebu (Arfer Busnes Cyfreithlon) (Ymyrryd â Data Cyfathrebu) 2000 neu at ddibenion busnes cysylltiedig.

Pan fod data yn cael eu storio y tu allan i’r Deyrnas Unedig, rydym yn llenwi Asesiad Effaith Diogelu Data, ac yn sefydlu cytundeb rhannu data, i sicrhau bod eich data yn cael eu storio’n ddiogel.

Mae Cymoedd i’r Arfordir yn ceisio cyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i’w ddwyn i’n sylw os ydynt yn credu bod ein casglu neu ddefnydd o wybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol. Byddem hefyd yn croesawu unrhyw awgrymiadau ar gyfer gwella ein gweithdrefnau.

Lluniwyd y datganiad preifatrwydd hwn gyda byrder ac eglurder mewn golwg. Nid yw’n darparu manylion llawn ar bob agwedd ar gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol Cymoedd i’r Arfordir. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu eglurhad ychwanegol sydd eu hangen.

Os oes gennych ymholiad, neu os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â ni ar:
DPO@v2c.co.uk.

Byddwn yn adolygu ac yn diweddaru’r datganiad preifatrwydd hwn yn barhaus i adlewyrchu newidiadau yn ein gwasanaethau a’n hadborth gan Gwsmeriaid, yn ogystal ag i gydymffurfio â newidiadau yn y gyfraith.

Byddwn yn cydymffurfio â’r gofynion cyfreithiol a nodir gan y Ddeddf Diogelu Data mewn perthynas â chasglu, dal a phrosesu data personol. Os hoffech wybod mwy neu os oes gennych unrhyw bryderon am sut y caiff eich gwybodaeth ei phrosesu, anfonwch e-bost atom ar: DPO@v2c.co.uk.

Neu anfonwch neges ysgrifenedig at:

Y Swyddog Diogelu Data, Cymdeithas Tai Cymoedd i’r Arfordir, Parc Busnes Tremains, Pen-y-bont ar Ogwr, CF31 1TZ

Os oes angen gwybodaeth gyffredinol arnoch am y ddeddf diogelu data,
mae gwybodaeth ar gael ar Wefan y Comisiynydd Gwybodaeth.